Im Schweizerdeutschen bedeutet in einigen Regionen der Ausdruck «huddle» so viel wie etwas übereilt, hektisch oder planlos erledigen. Das englische Wort «huddle» hingegen stammt ursprünglich aus dem American Football und bezeichnet den Kreis, den die Mitglieder einer Mannschaft in den Spielunterbrüchen bilden, um den nächsten Spielzug zu besprechen, sich zu motivieren und gut zuzusprechen. Gleiches Wort – komplett entgegengesetzte Bedeutung also, und – zugegeben – auch komplett anders ausgesprochen.

Dennoch eignet sich das Gegenüberstellen der beiden Worte recht schön, um zu verdeutlichen, was mit dem Prinzip «Lean» oder dem Modell der «Lean-Bettenstation» letztlich bezweckt werden soll. Stets den Patienten im Fokus gilt es vorausschauend zu planen und Ruhe in die Arbeitsabläufe zu bringen statt mit grosser Hektik vieles gleichzeitig und möglichst schnell zu erledigen versuchen. Mit einem Huddle resp. dem sogenannten Huddleboard, einem zentralen Element des Prinzips «Lean» auf einer Bettenstation, soll also, vereinfacht und salopp gesagt, erreicht werden, dass nicht «gehuddelt» wird, sondern nach einheitlichen Standards, effizient, vorausschauend,
ruhig und jederzeit transparent mit Fokus auf den Patienten gearbeitet wird.

Wie gut organisiert eine jede Station bisher auch sein mag – traditionell variiert die Arbeitsweise und -kultur von Station zu Station – kennt jeder und jede Mitarbeitende die typischen Verschwendungen: Leerläufe, unnötige Wege, langwierige wiederholte Absprachen, lange Diskussionen, fehlende Informationen oder fehlendes Material. Diese behindern oder erschweren die tägliche Arbeit auf einer Station. Mit der Einführung und Umstellung auf Lean werden solche Verschwendungen eliminiert, die Arbeitsprozesse standardisiert und im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses unter Beteiligung und Mitsprache aller Mitarbeitenden die Arbeits- und damit die Pflegequalität auf den Stationen erhöht: Hauptnutzniesser und Adressaten sind dabei die Patientinnen und Patienten. Sämtliche durch Lean veränderten Prozesse und Massnahmen sind letztlich auf den Patienten fokussiert und dienen dazu, dass der Patient am Ende das bekommt, was er erwarten darf. Die tägliche Abfrage der Patientenzufriedenheit als Teil des Lean-Systems ist dafür der beste Index. Die Pflegequalität steigt damit, aber ebenso die Mitarbeiterzufriedenheit, weil mit Lean sowohl die individuelle Arbeitsbelastung besser verteilt und die Kompetenzen der Stationsmitarbeitenden aller Berufsgruppe klar definiert sind. So bleibt mehr Zeit für die tatsächliche Betreuung unserer Patienten und es können Überzeiten vermieden werden. Durch das verbesserte Stationsmanagement sowie verbessertes Ein- und Austrittsmanagement sind auch weitere Effekte auf kürzere Liegezeiten oder eine bessere Bettenkoordination zu erwarten. Des Weiteren wird die Zusammenarbeit zwischen allen Berufsgruppen auf der Station gefördert und verbessert, weil sie im Lean-Stationsmodell alle im Gesamtprozess berücksichtigt werden. Sämtliche Spitäler, die Lean eingeführt haben, berichten von diesen positiven Effekten. Lean Hospital, darin sind sich alle Experten einig, ist die Zukunft der Spitäler.

Verschwendung reduzieren
Grundsätzlich geht es bei Lean um eine Arbeitsmethode und Denkweise, Verschwendungen jeglicher Art zu vermeiden: Verschwendung von Zeit, Material und Arbeitskraft. Erreicht wird dies durch verschiedene neue Arbeits- und Kommunikationsinstrumente (Patientenboard, Flowboard, Huddleboard), durch klar definierte Patientenkontakte sowie definierte Zeiten für den regelmässigen Austausch mit dem gesamten Team sowie mit den tagesaktuellen Teamkollegen, durch eine Standardisierung und Vereinfachung bestimmter Ablauf- und Materialprozesse (beispielsweise Visite, Materialbereitstellung) sowie durch regelmässige Kurzmeetings, in denen eingebrachte Verbesserungsvorschläge aller Mitarbeitenden besprochen und auf kurz- oder mittelfristige Umsetzung geprüft werden. Entscheidend für das funktionierende System Lean, ist, dass alle diese Planungs- und Arbeitsinstrumente ineinandergreifen und alle Stationsmitarbeitenden – von der Stationsleitung bis zur Pflegehilfe, die Ärztinnen und Ärzte, die Hotellerie, das Reinigungspersonal und die Logistik – das Prinzip Lean und die damit verbundenen Prozesse und Ziele verinnerlichen. Greifen alle Elemente ineinander, funktioniert das Ganze in der Tat wie eine taktisch perfekt eingestellte, auf alle Eventualitäten vorbereitete und gut harmonierende Mannschaft, die im täglichen Stationsalltag auch auf Unvorhergesehenes jederzeit flexibel und rasch reagieren kann. Der Team-Spirit und das «Wir-Gefühl» wird dadurch erheblich gestärkt, die Arbeit macht wesentlich mehr Spass.

Die Hauptziele und -inhalte einer Lean-Bettenstation lauten:

• Die Leistungen zum Patienten bringen
• Nivellierung der Arbeitslast
• Qualitätsgerechter Personaleinsatz
• Kontinuierliche Verbesserung
• Zusammenarbeit fördern
• Transparenz steigern

Das Huddleboard
Das sogenannte Huddleboard ist das Herzstück jeder Lean-Bettenstation. Die fürs KSA massgeschneiderte grosse Magnettafel an zentralem Standort auf der Station visualisiert sämtliche für den Tagesablauf wichtigen Informationen wie Verantwortlichkeiten, individuelle Schicht- und Zoneneinteilungen, Patientenbelegungen, Visitenzeiten, Eintritts- und Austrittsinformationen, tagesaktuelle Infos, Tages- und Wochenziele sowie Status zur Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit und anderes mehr. Zu klar definierten und pünktlich einzuhaltenden Zeiten versammelt sich hier bis zu 6-mal täglich das gesamte diensthabende Personal – vor der morgendlichen Visite auch der Arztdienst – für einen kurzen Austausch (Huddle: 3–6 Minuten). Hier können kurzfristig auftretende Fragen oder Infos geklärt werden oder der Personaleinsatz je nach anfallendem Arbeitsaufwand in den Zonen angepasst werden.

Die Informationen auf dem Huddleboard werden laufend durch die Stations- und Schichtverantwortlichen angepasst. Wichtige Informationsquelle ist neben dem Huddle das sogenannte Flow-Board. Die in einer Zone (6–8 Patienten) eingeteilten Pflegefachkräfte tauschen sich jeweils stündlich über ihren aktuellen Arbeitsaufwand, über Materialbedarf usw. aus und tragen diese Informationen auf dem Flow-Board mit Farbmagneten oder schriftlich ein. Die Flow-Boards werden ebenfalls stündlich von den Stationsleitungen oder Materialverantwortlichen abgelesen. Die Infos fliessen ins Huddleboard ein, das angeforderte Material wird just-in-time bereitgestellt. Ebenfalls stündlich kurz vor dem Flow-Board-Meeting findet pro Patient ein Check (Runde) im Patientenzimmer statt. Bei Dienstantritt erfolgt ein ausführlicher Check mit individueller Vorstellung, Tagesplanung, Informationen, Schmerzerfassung, Erfassung der Patientenbedürfnisse usw., nachfolgend eine stündliche Überprüfung. Diese Informationen werden gemeinsam mit dem Patienten erfasst und auf dem auch für den Patienten (und Angehörigen) jederzeit sichtbaren Patientenboard (Nähe Bett) festgehalten.

Mit den Instrumenten Patientenboard, Flow-Board und Huddleboard ist eine jederzeit anpassbare, rollende, proaktive und verbindliche Tagesplanung des gesamten Stationsbetriebes möglich und, was entscheidend ist, für alle transparent gemacht. Eine aktive Mitsprache aller und das Einbringen von Ideen oder das Hinweisen auf Problemfelder ist ausdrücklich erwünscht und Teil des Systems, das auf stete Verbesserung setzt. Ein wichtiges neues Arbeitsinstrument für die Pflegefachkräfte ist auch der sogenannte Lean-Wagen. Der mobile Arbeitsplatz mit fix installiertem Bildschirm und Zugang zu allen klinischen Applikationen enthält alle Medikamente und Pflegematerialien, die nach definiertem Bedarf in sogenannten Pflegesets vorkonfektioniert sind. Das Bereitstellen und Nachfüllen des Materials erfolgt aufgrund der Informationen aus dem Flow-Board und erfolgt kontinuierlich durch die Pflegeassistenz. Mit dem Lean-Wagen kann direkt beim Patienten gearbeitet werden und die Dokumentation vor Verlassen des Patientenzimmers abgeschlossen werden.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Neben den jederzeit neu auf dem Huddleboard definierbaren Tages- und Wochenzielen, die meist praktische und sehr pragmatische Angelegenheiten für den reibungslosen Stationsalltag betreffen oder in Form von Memos an Vereinbarungen oder Weisungen erinnern, wird in wöchentlichen Meetings über grundsätzliche Verbesserungsvorschläge für den Stationsbetrieb diskutiert. Auch hier ist der Input von allen Beteiligten gewünscht und wird mittels KVP-Board im Stationszimmer (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) diskutiert. Die Umstellung auf eine Lean-Bettenstation ist ohne Veränderungsbereitschaft und Offenheit für Neues nicht möglich. Sie erfordert von allen Beteiligten, insbesondere aber vom Pflegekader und auch von der Ärzteschaft ein grosses Commitment zum Prinzip Lean sowie die Bereitschaft, die eigene Arbeitsweise neu zu strukturieren und Bestehendes zu hinterfragen, aber auch zu verabschieden oder anzupassen. In diesem Sinn ist das Projekt «Lean-Bettenstation» für das Gesamtspital ein grosses «Change»-Projekt und Teil des angestrebten Kulturwandels im Hinblick auf den Neubau. Weil alle Stationen künftig nach der gleichen Methodik und definierten Abläufen arbeiten und das Prinzip Lean vor allem in Sachen Zusammenarbeit und Transparenz geradezu ein neues Wir-Gefühl verlangt, wird die Implementierung von Lean ein ganz wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer neuen Wir-Kultur am KSA sein.